基于MSS信息平台的在建工程过程管理探析

中国电信股份有限公司新乡分公司 牛广超

 

摘要：本文结合公司在建工程管理及核算方面的现状，分析目前工程管理中存在的薄弱环节并查找原因，同时结合公司相关工程核算办法和一般资本性支出内控业务流程，提出如何充分利用MSS系统，规范接入层工程建设项目的内部控制，加强工程财务核算，提高投资效益和建设资金使用效率，推进接入层工程建设项目的全过程管理。

关键词：资本性支出；MSS系统；在建工程；过程管理

 

河南电信通过财务收支自查自纠、全面推广内控业务流程、落实固定资产的信息化管理手段，实现公司精确化管理等一系列专项工作，发现公司部分经营活动中存在一些关键风险点和薄弱环节，如存在工程物资管理帐帐、帐实不符，接入层滚动性投资工程项目核算质量不够规范、工程转固质量不高，网络类固定资产卡实不符等现象。然而工程物资、在建工程和固定资产这三者之间环环相扣的必然联系，决定了如何利用现有的信息化手段做好工程建设项目的规范性管理和核算对工程物资和固定资产管理有着举足轻重的意义。

一、工程建设项目核算和管理现状

1、在建工程成本入帐不及时。MSS系统上线以后，在建工程成本的入帐发生了前移，工程施工费、工程领料等成本支出均由网络部相关环节的SAP终端用户在业务/服务发生时在SAP系统创建订单并确认或直接领料出库，系统自动产生相应的会计凭证，但是由于网络部前端的工程物资库存目前仍未采用或完全采用SAP系统进行管理，造成工程物资实物出库与SAP帐务出库不同步，工程成本不能根据工程形象进度及时入帐。

 2、在建工程成本入帐不规范。MSS上线至今，SAP终端用户仅在系统上线之初接受过全面系统的操作技能培训，而对于网络部前端使用SAP系统进行在建工程核算和管理的终端用户尤其是每天使用系统进行频繁操作的物料模组用户，存在人员变动频繁的情况，仅靠传统的“传、帮、带”已经不能保证其规范使用系统进行操作的准确性，故在在建工程成本中常常能看到出库动作被冲销、冲销后再重新出库的现象。

3、工程从立项到决算周期过长，工程转固不及时。一般的接入层工程投资项目，其真正的建设周期其实往往是比较短的，但是为什么目前却存在着很多工程从立项到决算周期超过了3个月仍没能进行决算转固呢？这是因为网络部项目负责人一人面对每年数以千计的接入层工程项目仅靠手工或电子表格已经不能全面、及时地把握每个工程的具体动态，为在建工程的最终决算带来一定难度。

4、工程集中转固，转固质量不高。迫于在建工程转固率绩效考核指标的压力，有些地市往往到月末或者季末搞“突击战”，集中加班转固，这样的结果是转固率是上去了，可是转固质量却直线下滑，出现了在建工程成本与工程实际领料和审计定案均不相符、资产交付使用明细表卡片打包上载、资产未拆分到点、地址填写模糊等这样或那样的问题，为今后的固定资产卡片的粘贴、实物的管理带来很大隐患。

5、工程决算资料内容不齐全、不统一。由于全省各地市网络部负责在建工程转固的人员也存在经常变动的情况，且加上信息的不同步，故有的地市在建工程决算资料能够采用最新的格式且内容填写规范，而有的地市则一直采用老的模版来做决算，造成全省的工程决算资料不够统一、规范。

二、影响在建工程核算和管理规范性的几个因素

1、MSS上线之初的遗留问题未得到解决。MSS上线前受北方“零库存”的指导思想，财务帐面的工程物资未核算或未完全核算，期初上线时工程物资库存余额以财务帐面的金额导入SAP系统，但是由于财务帐面的没有核算到末级明细，故由网络部根据仓库的盘存的实物进行期初数据的导入，造成部分物资期初数据导入不准确，致使后期使用SAP系统进行库存管理时出现SAP帐面物资与仓库实际库存帐实不符的情况，无法实现SAP系统与实物完全同步出库。

2、MSS系统操作的后期培训没有跟上。随着SAP系统在采购、物料、工程和财务等模组的具体运用，结合工作中遇到的新情况新问题的反馈，系统开发商也在不断的对系统进行逐步完善，但是除了期初上线时集中对关键用户和终端用户进行过系统的培训外，未安排定期的学习和培训计划；加上各地市招聘人员频繁变动的实际情况，靠传统的“传、帮、带”无法满足各种在建工程核算业务的系统操作需要。

3、在建工程未实现全过程管理。工程投资项目从立项、审批、施工、领料、竣工验收、到审计、决算、转固，是个环环相扣的有机闭环，无论哪个环节除了问题，在建工程都无法走完其完整的“生命周期”。由于各个环节沟通上的不畅或信息不同步等，每个工作环节大家都按自己的意愿想当然的做，没有一根“线”将大家串成一个有机的整体，表面上大家都完成了自己分内的工作，但是到下一环节信息却不能得到有效利用，结果在建工程核算和管理事倍而功半。

三、利用MSS信息平台，做好在建工程过程管理

MSS系统中的工程财务核算模块做到了将物料管理、项目管理、资产管理进行有序的衔接，并引入“WBS要素”的概念，把工程项目从立项、审批、到WBS决算、预转固、竣工决算、转固的整个生命周期都记录下来，并提供强大的追溯功能，是进行在建工程过程管理的有效信息平台。

1、建立统一格式的工程项目建设过程管理表。对每个新建的接入层工程投资项目，从项目立项、设计、领料、开工、竣工、退料、验收、审计、决算、转固等一系列环节进行跟踪管理，并责任到人。每个环节的负责人定期（每日/每周）在工程项目建设过程管理表中更新，最终安排专门对以上环节更新的信息进行汇总整理，这样每个环节都能及时了解到每个项目的具体进度和状态，信息的及时传递能够有效缩短工程立项到决算的建设周期，提高资金的使用效率。

2、加大对系统操作人员培训和考核力度。建立定期开展MSS系统终端用户的学习竞赛机制，激励在SAP系统中深入挖潜，并在学习和竞赛的过程忠促进全省SAP系统操作水平的共同提高。同时加大对系统终端用户的考核力度，将不规范的操作与个人绩效合约挂钩，如物资管理岗对所做的出入库动作在SAP系统里冲销时，需填制冲销说明，经部门领导签字后方可在系统中执行操作，如不规范操作，一经发现扣个人当月绩效合约。

3、充分发挥工程财务的监督职能。工程财务人员根据工程项目建设过程管理表的相关信息，对已经达到预定可使用状态的工程项目及时督促网络部前端相关人员尽快办理工程决算手续，除要求项目负责人提供初竣工决算表外，还要提供相应的初验报告、审计定案表和审计定案表主材表（表四），并利用SAP系统强大的可追溯性，对照上述资料核对在建工程的核算成本的准确性和资产交付使用明细表的规范性。

4、发挥运维人员在工程转固和资产管理中的作用。一直以来我们都陷入“在建工程转固仅仅是网络部和财务部的工作”的误区，往往是资产转固以后才交给运维部门粘贴卡片，建立资源管理系统和财务系统资产的对应关系。其实不然，通过MSS系统和本地资源管理系统这两个载体，我们可以实现资产转固前就建立两者的对应关系，即项目负责人根据自己掌握的工程建设情况初步填写“资产交付使用明细表”并上载到SAP系统中，同时运维部的资产接收人员根据本地资源管理系统中的相关信息对SAP系统中的“资产交付使用明细表”进行二次的维护，将资源管理系统的“实物编码”与SAP系统的资产编号直接对应，为后期的资产管理提高效率。

5、充分利用SAP系统出具工程建设项目竣工决算。在SAP系统中做好工程建设过程中各个环节信息维护工作，则在工程竣工决算时就可利用SAP系统出具统一格式的工程项目竣工决算，从而提高了竣工决算资料的统一性和规范性。

四、做好管控，实现在建工程核算和管理规范性

在建工程的规范性管理和核算是日常化的工作，不是一朝一夕的事情，需要工程项目建设各个环节的密切配合和信息化手段的强大支持，且目前SAP系统对工程项目管理的支撑仍无法满足在建工程出具各个流转环节状态报表、对在建工程从立项到决算进行周期管理并对工程周期超过3个月的工程设预警提示、实现和本地资源管理系统信息接口等特殊需要，这就要求我们一方面对MSS系统提出需求、努力挖潜，让系统更大效率的为我们的在建工程过程管理提供支撑；另一方面充分利用MSS系统现有的支撑功能，加强部门之间、工位之间信息的透明性和同步性，按照内控业务路程严格把控各关键控制点和风险点，逐步实现在建工程核算和管理的规范性。

 

参考文献：

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